Geçen ay masamda biriken kağıt faturaları tek tek yazmaktan yorulunca çözümü Google Lens ve Excel otomasyonunda buldum. Bu rehberde kağıt faturadaki metni hızlı şekilde tabloya aktarma sürecini adım adım göstereceğim. ⏱️
Google Lens Neden Tercih Edilmeli?
Google Lens fatura verisi aktarma işlemini hızlandırır çünkü OCR (optik karakter tanıma) altyapısı sayesinde tarih, tutar, vergi numarası gibi alanları saniyeler içinde dijital metne çevirir. Elle yazım hatalarını azaltır ve düzenli arşiv oluşturmanı sağlar.
Gerekenler
- Android veya iOS akıllı telefon (Lens destekli Google uygulaması).
- Aktarılacak kağıt fatura (düz, kırışıksız mümkünse iyi aydınlatılmış).
- Bilgisayarda veya telefonda Excel (Microsoft 365, masaüstü veya web sürümü).
Android’de bağımsız uygulama gerekmeden Google uygulaması içinden Lens açılabilir. Gerekirse Google Lens sayfasını ziyaret edebilirsin.
Adım 1: Faturayı Doğru Şekilde Hazırlama
Fatura üzerinde gölge veya kat izi olmaması OCR doğruluğunu artırır. Düz bir yüzeye koy ve üstten ışık kullan. Kenarları kadraja tam al; Lens kırpma alanını otomatik algılar.
Adım 2: Google Lens ile Metni Okutma 📷
- Telefonunda Google veya Lens uygulamasını aç.
- Kamera modunda “Metin” seçeneğini işaretle.
- Faturayı kadraja al ve deklanşöre bas.
- Lens algıladığı metni vurgulayacak; “Tümünü seç” > “Kopyala” komutlarını kullan.
Bu aşamada fatura tutarı, fatura numarası, vergi dairesi gibi alanlar düz metin olarak panoya kopyalanır.
Adım 3: Metni Hızlı Temizleme
Ham OCR verisi içinde gereksiz satırlar (örn. kampanya mesajları) olabilir. Not Defteri veya Google Docs içine yapıştırıp gereksiz satırları sil. Bu temizlik daha sonra Excel’e aktarma sırasında sütun eşleştirmesini kolaylaştırır.
Adım 4: Excel Şablonu Oluşturma
İlk kullanımda bir şablon dosyası aç. Örnek sütunlar:
- Tarih
- Fatura No
- Vergi No
- Ara Toplam
- KDV
- Genel Toplam
Başlık satırını kalın yap ve Tablo (Ctrl+T) özelliğini etkinleştir. Bu sayede sonraki faturaları aynı yapıya ekleyebilirsin.
Adım 5: Metni Excel’e Yapılandırılmış Olarak Yapıştırma
Temizlenmiş metni kopyala ve Excel’de boş bir hücreye yapıştır. Satırlar tek hücrede toplandıysa Veri > Metni Sütunlara Dönüştür sihirbazını kullan. Ayırıcı karakter genellikle boşluk veya iki nokta (:) sonrası değer olabilir.
İpucu: “Fatura No: 12345” gibi ifadelerde Metni Sütunlara Dönüştür işlemi için ayırıcı olarak iki nokta (:) seç, ikinci sütundaki değeri kırpıp baştaki boşluğu temizle.
Adım 6: Formüllerle Otomatik Alan Hesaplama
KDV oranı her faturada yazıyor olabilir. Ayrı bir sütunda oranı (%20 gibi) tespit edemediğinde toplam ve ara toplamdan hesapla: =([@GenelToplam]-[@AraToplam]). Bu formül KDV sütununu otomatik doldurur.
Adım 7: Tek Tıkla Süreç Otomasyonu (İsteğe Bağlı) ⚙️
Süreci tekrar eden kullanım için bir Makro veya Office Komut Dosyası oluşturabilirsin. Örn. panodaki metni alıp tabloya yapıştıran ve “Metni Sütunlara” sihirbazını çalıştıran kısa VBA kodu işini hızlandırır.
Adım 8: Arşivleme ve Yedekleme
Dosyayı OneDrive veya Google Drive’a kaydet. Böylece farklı cihazlardan erişebilirsin. Ayrı bir sayfada Pivot Tablo ile aylık toplam fatura tutarlarını izleyerek nakit akışını görselleştirebilirsin.
Sonuç ve Öneri ✅
Google Lens ile fatura verisi Excel’e aktarma yöntemi, manuel yazımı ortadan kaldırarak hız ve doğruluk kazandırır. Düzenli şablon, formüller ve opsiyonel otomasyon ekleyerek haftalık iş yükünü dakikalara indirebilirsin. Diğer belgeler (irsaliye, makbuz) için de aynı tekniği uygulayarak dijital arşivini büyütmeyi deneyebilirsin.